POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1. Objet du document

La présente Politique de confidentialité a pour objectif d’informer les bénéficiaires, clients, partenaires et utilisateurs sur la manière dont le Cabinet Avenirs collecte, utilise, conserve et protège leurs données personnelles dans le cadre de ses activités de prestations de Bilans de Compétences et d'accompagnement professionnel.

2. Responsable du traitement

Raison sociale : Cabinet Avenirs (Statut : Entrepreneur Individuel - EI)
Représentante légale : Émilie WITLOX
Adresse postale : 26 chemin du Pelosset – 69570 DARDILLY
Adresse e-mail de contact dédiée RGPD : emilie_witlox@hotmail.com
N° SIRET : 914 576 095 00014

En qualité de responsable de traitement, Émilie WITLOX détermine les finalités et les moyens des traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de son activité.

3. Finalités du traitement des données

Les données personnelles collectées sont traitées uniquement pour les finalités suivantes :

Gestion administrative, contractuelle et pédagogique des actions de Bilan de Compétences (inscriptions, contractualisation CPF/OPCO/Entreprise, planification des rendez-vous, feuilles d’émargement, questionnaires amont, attestations de réalisation).
Suivi de la qualité et de la conformité Qualiopi des prestations (analyse des questionnaires de satisfaction à chaud, suivi différé obligatoire à 6 mois pour mesurer la concrétisation du projet).
Obligations légales, comptables et fiscales liées à l'activité de prestataire d'actions concourant au développement des compétences.
Communication et échange d'informations avec les bénéficiaires et les tiers financeurs dans le strict cadre contractuel.

Engagement qualité : Aucune donnée personnelle n’est utilisée à des fins de prospection commerciale, de revente ou de marketing sauvage, et elles ne sont jamais transmises à des tiers non autorisés.

4. Base légale du traitement

Les traitements de données mis en œuvre reposent sur :

L’exécution d’un contrat ou d’une convention de formation (ou la validation des conditions générales d'utilisation de la plateforme MonCompteFormation / CPF).
Le respect d’obligations légales et réglementaires strictes qui incombent aux organismes de formation (justification de la réalisation des prestations auprès des financeurs publics et mutualisés, archivage comptable, contrôles de l'administration du travail).
L’intérêt légitime d’assurer la bonne organisation opérationnelle, la fluidité des rendez-vous et le suivi de l’activité du Cabinet Avenirs.
Le consentement exprès, obligatoire notamment pour l'utilisation et la passation de tests de personnalité ou d’outils de diagnostic professionnels (ex: Central Test).

5. Catégories de données collectées

Le Cabinet Avenirs veille à ne collecter que les données strictement nécessaires au bon déroulement du bilan (principe de minimisation des données) :

Données d’identification : Nom, prénom, civilité, coordonnées personnelles ou professionnelles (adresse email, numéro de téléphone), situation professionnelle actuelle.
Données de parcours et de profilage professionnel : Curriculum Vitae (CV), historique de carrière, projets d’évolution, et résultats issus des passations de tests de personnalité ou d'intérêts professionnels.
Données administratives de réalisation : Contrats ou conventions signés, feuilles d’émargement de présence (ou rapports de connexions numériques pour les classes virtuelles), attestations de fin de parcours, et livret ou document de synthèse final.
Données d'évaluation qualité : Réponses aux questionnaires de positionnement amont, évaluations de satisfaction à chaud, et retours du questionnaire de suivi à 6 mois.
Données de facturation et de paiement : Pièces comptables, factures, relevés de règlements (pour les clients personnes morales ou physiques en financement direct).

6. Durée de conservation

Conformément à la réglementation et aux spécificités de la formation professionnelle continue, les données sont conservées selon les durées suivantes :

Documents contractuels et administratifs légaux (conventions, contrats, émargements, attestations) : 5 ans à compter de la fin de l'exercice (durée requise pour le contrôle de la formation professionnelle).
Document de Synthèse du Bilan de Compétences : 12 mois maximum après la fin de la prestation (conformément à l'article R.6313-7 du Code du Travail), sauf accord écrit de prolongation signé par le bénéficiaire.
Notes de travail, documents préparatoires et résultats bruts de tests : Détruits dans le 1 mois suivant la clôture définitive du bilan.
Données de facturation et comptabilité : 10 ans (obligation légale du Code de Commerce).
Données de contact et échanges administratifs courants : 3 ans après le dernier contact ou la fin de la relation contractuelle.

7. Destinataires des données

Les données à caractère personnel collectées sont traitées en toute confidentialité. Elles sont accessibles uniquement à :

Émilie WITLOX, en sa qualité de dirigeante et consultante du Cabinet Avenirs.
Les organismes tiers financeurs (Caisse des Dépôts et Consignations pour le CPF, OPCO, France Travail ou l'employeur du salarié) uniquement lorsque cela est légalement requis pour apporter la preuve de la réalisation effective des heures de bilan.
Les autorités administratives d’État compétentes en cas de contrôle réglementaire (DREETS, auditeur Qualiopi).

Garantie de localisation : Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est effectué. Tous les fichiers numériques et serveurs d’hébergement (dont les outils de tests ou l'infrastructure WIX) sont localisés sur le territoire de l’Union Européenne ou bénéficient de certifications de sécurité conformes au RGPD.

8. Mesures de sécurité

Le Cabinet Avenirs met en œuvre toutes les mesures techniques, logicielles et organisationnelles raisonnables pour garantir la confidentialité et la sécurité absolue des données personnelles contre toute destruction, perte, altération ou accès non autorisé :

Accès restreint, exclusif et protégé par mot de passe robuste à l'ensemble des fichiers informatiques et des espaces cloud sécurisés de l'organisme.
Systèmes d'exploitation, logiciels tiers, pare-feu et antivirus mis à jour de façon permanente sur les postes de travail.
Sauvegardes externalisées régulières et protégées par chiffrement.
Conservation de l'ensemble des rares documents imprimés ou supports papier nominatifs dans un meuble ou une armoire de bureau fermée à clé, située au sein de locaux sécurisés.

9. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD et à la Loi Informatique et Libertés, chaque bénéficiaire, client ou utilisateur dispose des droits suivants sur ses propres données :

Droit d’accès : Connaître les données détenues sur soi.
Droit de rectification : Demander la modification immédiate en cas d’erreur ou d’obsolescence.
Droit à l’effacement : Demander la suppression définitive des données (« droit à l’oubli »), sous réserve que cela ne contredise pas une obligation légale de conservation administrative de la formation.
Droit à la limitation du traitement et droit d’opposition : Restreindre ou s'opposer à l’utilisation de ses données pour motif légitime.
Droit à la portabilité : Récupérer ses données dans un format structuré et standard.

Pour exercer l'un de ces droits, il vous suffit d’adresser une demande écrite et signée par e-mail à l'adresse dédiée : emilie_witlox@hotmail.com

Recours : En cas de difficulté non résolue ou si vous estimez que le traitement de vos données n’est pas conforme à la législation, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) sur leur site officiel : www.cnil.fr.

10. Mises à jour de la politique

La présente politique de confidentialité pourra être mise à jour ou ajustée à tout moment pour tenir compte de l’évolution de nos pratiques opérationnelles, technologiques ou des évolutions de la réglementation européenne et nationale.

Fait à Dardilly, le 27 mai 2026.

La Direction

Émilie WITLOX – Cabinet Avenirs